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Project StudiosCaso · Estudios de música

Un estudio que ya no vive en el teléfono

1640 ESTUDIO renta salas de grabación, mezcla y podcast en Lomas de Chapultepec. Construimos el sistema con el que opera: de la reserva a la factura, con el acceso a cada sala incluido.

Cliente
1640 ESTUDIO
Dónde
Lomas de Chapultepec, CDMX
Qué
Sitio y sistema de operación
Para quién
Estudio, artistas, productores y alumnos
Dónde corre
Web, iOS y Android
Web
project-studios.com
Calendario semanal de reservas de Project Studios, con sesiones de demostración repartidas entre las salas

01El punto de partida

Seis salas, una agenda en el teléfono.

Reservar una sala es sencillo. Lo difícil es todo lo que pasa después: confirmar, dejar entrar a la persona correcta, cobrar el anticipo y el saldo, facturar y saber qué quedó pendiente. Cada paso vivía en un lugar distinto.

  • La agenda en mensajes y calendarios sueltos.
  • La entrada dependía de que alguien estuviera ahí.
  • El cobro y la factura se tecleaban dos veces.

02Qué construimos

El sitio y el sistema detrás, en una sola pieza.

Un mismo sistema con cuatro puertas: el panel del estudio, el portal del artista, la recepción con su kiosko y la escuela en línea. Esto es lo que tiene, módulo por módulo.

  1. Reservas y calendario

    Las seis salas por día, semana o mes: sesiones, juntas, tours y eventos. Revisa choques de horario y equipo antes de confirmar.

  2. Recepción

    Las reservas de hoy, quién está dentro y qué sala sigue libre. El check in cuenta a cada invitado contra el aforo.

  3. Kiosko de acceso con QR

    Cada sala tiene su terminal. Un código abre sólo su sala, sólo en su horario, desde quince minutos antes.

  4. Cotización y cobro

    La cotización se cobra en línea con Stripe. El anticipo deja el saldo a la vista y nunca se cobra de más.

  5. Factura timbrada

    El cobro se convierte en CFDI ante el SAT con Facturapi, sin volver a capturar los datos.

  6. Contratos con firma electrónica

    Se mandan, se firman en línea y quedan guardados con su constancia.

  7. Portal del artista

    Sus reservas, pagos, cotizaciones, facturas, contratos y entregables, en su propia app. Su pase también entra a Apple Wallet.

  8. Portal del productor

    Sus sesiones y su seguimiento, más una página propia para presentarse con sus clientes.

  9. Escuela en línea

    Cursos con venta pública, meses sin intereses, video, avance por lección y certificado.

  10. Finanzas

    Ingresos, gastos y lo que falta por cobrar, por sucursal y consolidado.

  11. Equipo, roles y sucursales

    Cada quien ve lo que le toca. Los datos de cada sucursal quedan separados desde la propia base de datos.

  12. Privacidad

    Aviso, solicitudes ARCO, exportar los datos y borrar la cuenta sin tocar lo que el SAT obliga a conservar.

03Un día con el sistema

El estudio opera. Nosotros construimos.

Así se ve un día cualquiera. Nadie del estudio escribe código ni abre una hoja de cálculo: usa el sistema.

  1. Recepción

    Abre el día

    Ve las reservas de hoy, qué sala está libre y quién llega primero.

  2. Artista

    Entra con su código

    Acerca el QR al kiosko de su sala. El kiosko lo reconoce y la recepción lo ve entrar.

  3. Productor

    Cotiza un proyecto

    El cliente recibe la cotización y paga el anticipo en línea. El saldo queda a la vista de los dos.

  4. Estudio

    Manda el contrato

    Se firma desde el teléfono y queda guardado junto al proyecto.

  5. Recepción

    Cierra la sesión

    El cargo queda fijo y la factura sale timbrada, sin volver a escribir nada.

  6. Alumno

    Sigue su curso

    Ve la lección de hoy desde su casa. Su avance y su certificado se guardan solos.

El estudio

Recibe, agenda, cobra y enseña. Decide precios, horarios y quién entra.

Celyum

Construimos cada módulo y cada integración, y lo mantenemos al día.

04Detalle técnico

Lo que hay debajo, en corto.

Para quien quiere saber con qué está hecho.

Base

React y TypeScript
Una sola base de código para la web y el teléfono.
Supabase
Base de datos, cuentas, archivos y funciones en el servidor.
Seguridad por sucursal
Las reglas de acceso viven en la base, no sólo en la pantalla.
iOS, Android y web
La misma app empaquetada para los dos teléfonos.

Integraciones

Stripe
Cobro en línea, ligas de pago y meses sin intereses.
Facturapi
Factura timbrada ante el SAT.
Zoho Sign
Firma electrónica de contratos.
Vimeo
Video de los cursos.
Google Calendar y Tasks
La agenda y los pendientes del equipo.
Apple Wallet
El pase del artista en su teléfono.

Calidad

Más de 900 pruebas
Automáticas, en cada cambio.
Pruebas en teléfono
Recorridos completos a ancho de iPhone y Android.
El dinero, blindado
Una prueba fija que lo cobrado nunca supere el total, llegue el pago en el orden que llegue.
Monitoreo
Cada error en producción se registra con Sentry.

05Pantallas

El sistema, tal como se ve.

Capturas reales de la app con datos de demostración: ningún nombre ni importe es de un cliente.

Pantalla de recepción con el check in por QR y la lista de reservas del día
Recepción. Quién llega hoy y quién ya está dentro.
Pantalla para agendar una sesión: cliente, sala, día y resumen de la reserva
Agendar. Cliente, sala y horario en tres pasos.
Kiosko de acceso de una sala, en negro, pidiendo acercar el código QR
Kiosko. La terminal en la puerta de cada sala.
Panel con las seis salas del estudio y su estado: libre o en uso
Las salas. Su estado en vivo desde el panel.
El calendario de reservas en la pantalla de un teléfono
La agenda, a la mano. El mismo calendario en el teléfono.
El kiosko de acceso en la pantalla de un teléfono
En el teléfono. El kiosko también corre en un móvil.

¿Tu operación vive en el teléfono?

Cuéntanos cómo trabajas hoy. En 30 minutos te decimos qué construiríamos y cómo se vería tu día con ello.

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